DSGVO: WhatsApp Business App vs. API

Oft wird von Anbietern, die ausschließlich auf die WhatsApp Business API setzen, behauptet, dass Tools auf Basis der WhatsApp Business App unsicher seien. Hier lohnt sich jedoch ein genauer Blick in die DSGVO und in die Praxis. In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir, wie Versicherungsmakler WhatsApp rechtssicher einsetzen können.

Innerhalb der WhatsApp Business App gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Meta wie bei der WhatsApp Business API. Meta selbst bestätigt, dass beide Lösungen denselben rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen.

Das bedeutet konkret: Die WhatsApp Business App unterliegt den gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie die WhatsApp Business API. Makler, die die App nutzen, profitieren vom gleichen rechtlichen Schutzrahmen.

Zwar kann die WhatsApp Business App bei entsprechender Konfiguration das Adressbuch voll synchronisieren, dies ist jedoch nicht notwendig und kann von Maklern bewusst deaktiviert werden. Dieses Argument gegen die WhatsApp Business App ist besonders kurios, da man auch bei anderen Anbietern Kontakte über Integrationen synchronisieren kann.

Wichtig: Der Makler ist schlicht immer in der Verantwortung, keine Kontaktdaten ohne Einwilligung weiterzugeben – egal an welchen Anbieter. Auch Meta hat hierzu klar Stellung bezogen.

Ob API oder App: In beiden Fällen laufen Nachrichten über dieselben WhatsApp-Server. Es gibt also keine zusätzlichen Risiken bezüglich der Verarbeitung von Metadaten.

Beide Lösungen erfassen:
• Absender- und Empfängerinformationen
• Zeitstempel der Nachrichten
• Gerätedetails
• Nutzungsmuster

Der Unterschied liegt nicht in der Datenverarbeitung durch Meta, sondern in der Art und Weise, wie Sie als Makler die Lösung in Ihre Prozesse integrieren.

Wer sich zur DSGVO-Konformität der WhatsApp Business App weitere unabhängige Einschätzungen durchlesen möchte, dem empfehlen wir den Artikel von Rechtsanwalt David Oberbeck und den Artikel von Sophie Suske & Rechtsanwalt Sören Siebert.

Beide Artikel kommen zu dem Schluss, dass WhatsApp Business bei korrekter Umsetzung DSGVO-konform genutzt werden kann.

Die rechtliche Grundlage ist wichtig – aber wie setzt man WhatsApp Business konkret DSGVO-konform ein? In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte.

Um WhatsApp Business rechtssicher zu nutzen, sollten Makler eine automatische Nachricht konfigurieren, die bei Erstkontakt oder nach 14 Tagen ohne Kommunikation gesendet wird:

> "Vielen Dank für Ihre Nachricht! [...] Zur Bearbeitung Ihrer WhatsApp-Nachrichten ist es erforderlich, dass Sie unserer Datenschutzerklärung zustimmen: [Ihre Website]/datenschutz/"

Einrichtung:
• iOS: Anleitung in WhatsApp's offizieller FAQ für iPhone
• Android: Anleitung in WhatsApp's offizieller FAQ für Android

Wichtig: Kontakte, mit denen Sie in den letzten 14 Tagen kommuniziert haben, müssen manuell nachträglich informiert werden.

Die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website sollte folgende Punkte abdecken:

Erhobene Daten:
• Telefonnummer
• Name
• Nachrichteninhalte

Zweck der Datenverarbeitung:
• Bearbeitung von Kundenanfragen
• Mit expliziter Einwilligung: Versand von Werbebotschaften

Beteiligte Dienstleister:
• Ihr Maklerbüro/Ihre Gesellschaft
• WhatsApp Ireland Limited (Meta-Unternehmen)
• Ggf. weitere Dienstleister (z.B. InsurMagic GmbH)

Technische Sicherheit:
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichteninhalte
• Metadaten: WhatsApp erfasst Absender-/Empfängerinformationen, Gerätedetails und Nutzungsmuster
• Datenübermittlung: Mögliche Weitergabe an Meta-Konzernunternehmen in Drittländern

Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Kommunikation
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Newsletter-Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Geschäftsinteressen

Datenlöschung:
Angaben zur Löschung bei Widerruf der Einwilligung oder Wegfall des Verarbeitungszwecks, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Der Versand von Nachrichten über die WhatsApp Business API ist teilweise eingeschränkt: So müssen sogenannte 'WhatsApp-Vorlagen' erstellt werden, die von Meta genehmigt werden müssen, um Kunden zu antworten, wenn deren letzte Nachricht mehr als 24 Stunden zurückliegt.

Das bedeutet konkret:
• Nach 24 Stunden ohne Kundenantwort können Sie keine freien Nachrichten mehr senden
• Sie müssen vorgefertigte Templates verwenden
• Diese Templates müssen von Meta genehmigt werden (kann mehrere Tage dauern)
• Spontane, individuelle Kommunikation ist nicht möglich

Viele Makler setzen daher auf Lösungen basierend auf der WhatsApp Business App, um frei mit ihren Kunden schreiben zu können.

WhatsApp Business kann DSGVO-konform genutzt werden – sowohl über die App als auch über die API. Entscheidend ist:

✅ Korrekte Einrichtung von Datenschutzhinweisen
✅ Transparente Datenschutzerklärung auf Ihrer Website
✅ Dokumentation der Kommunikation gemäß gesetzlicher Vorgaben
✅ Verantwortungsvoller Umgang mit Kundendaten

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