Inhalt

1. Warum ist die Beratungsdokumentation nach §61 VVG so wichtig?

2. Was gehört in die Beratungsdokumentation?

3. Wie und wann muss die Beratungsdokumentation übergeben werden?

4. Haftungsrisiken bei Lücken oder Fehlern in der Dokumentation

5. Häufige Fehler in der Beratungsdokumentation – und wie Sie sie vermeiden

6. Beratungsdokumentation im Kontext der IDD und aktueller Rechtsprechung

7. Fazit – Beratungsdokumentation als Erfolgsfaktor für Makler

1 | Warum ist die Beratungsdokumentation nach §61 VVG so wichtig?

Als Versicherungsmakler stehen Sie täglich vor der Herausforderung, Kunden individuell, transparent und umfassend zu beraten. Doch die reine Beratung reicht nicht aus: Das Gesetz verpflichtet Sie, Ihre Beratung auch schriftlich oder elektronisch zu dokumentieren. §61 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) schreibt klar vor, dass Versicherungsvermittler eine Beratungsdokumentation erstellen müssen.

Diese Dokumentation dient nicht nur als Nachweis gegenüber Ihrem Kunden, sondern schützt Sie auch vor möglichen Haftungsansprüchen, falls später Streitigkeiten über den Beratungsinhalt entstehen. Sie ist damit ein essenzielles Instrument, um Vertrauen zu schaffen und rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen.

2 | Was gehört in die Beratungsdokumentation?

Eine vollständige und rechtssichere Beratungsdokumentation umfasst folgende Kerninhalte:

1. Kundendaten und Ausgangssituation

• Persönliche Daten des Kunden (Name, Adresse, Kontakt)

• Bedarfsermittlung und Risikoanalyse: Welche Wünsche, Bedürfnisse und Risiken hat der Kunde?

• Besondere Umstände, die die Beratung beeinflussen (z. B. Vorerkrankungen, berufliche Situation)

2. Beratungsinhalt und Empfehlung

• Welche Produkte oder Versicherungslösungen wurden vorgestellt?

• Warum wurde dieses Produkt empfohlen? (Begründung der Auswahl)

• Welche Alternativen wurden geprüft und warum wurden diese nicht gewählt?

3. Hinweise zu Risiken und Ausschlüssen

• Wurde der Kunde über mögliche Risiken der empfohlenen Produkte informiert?

• Gibt es Ausschlüsse, Begrenzungen oder Wartezeiten im Vertrag?

• Hat der Kunde auf bestimmte Leistungen verzichtet? (Verzichtserklärung)

4. Beratungsverlauf und Vereinbarungen

• Datum, Ort und Dauer des Beratungsgesprächs

• Unterschrift des Kunden (elektronisch oder handschriftlich)

• Vereinbarungen über weitere Schritte oder Nachreichungen

3 | Wie und wann muss die Beratungsdokumentation übergeben werden?

Die Dokumentation sollte möglichst unmittelbar nach dem Beratungsgespräch erstellt und zeitnah danach dem Kunden übergeben werden. Sie kann schriftlich auf Papier oder elektronisch, z. B. per E-Mail oder über eine digitale Plattform, erfolgen.

Wichtig: Juristisch muss die Dokumentation nicht zwingend vor Vertragsabschluss übergeben werden, aber es ist aus Kundensicht und zur Risikominimierung sinnvoll. Nach §61 Abs. 1 VVG muss der Versicherungsvermittler dem Kunden die Beratungsdokumentation unverzüglich nach Abschluss der Beratung zur Verfügung stellen.

4 | Haftungsrisiken bei Lücken oder Fehlern in der Dokumentation

Die Beratungsdokumentation ist Ihre wichtigste Absicherung im Haftungsfall. Werden Inhalte vergessen, falsch dargestellt oder gar keine Dokumentation erstellt, erhöht sich Ihr persönliches Risiko erheblich.

Denn fehlt die Dokumentation, wird vom Gesetzgeber und in der Rechtsprechung häufig angenommen, dass keine ordnungsgemäße Beratung stattgefunden hat. In der Praxis kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:

• Schadenersatzansprüche des Kunden wegen Fehlberatung

• Rückabwicklung von abgeschlossenen Verträgen

• Regressforderungen gegenüber Maklern durch Versicherer

• Image- und Vertrauensverlust

Beispiel: Wurde eine wichtige Alternative nicht dokumentiert, kann der Kunde später erfolgreich reklamieren, er sei nicht ausreichend informiert worden.

Das gilt besonders auch bei Beratungsgesprächen und chats, die auf Kanälen wie WhatsApp passieren - siehe Fazit für unsere Lösung dafür!

5 | Häufige Fehler in der Beratungsdokumentation – und wie Sie sie vermeiden

• Unvollständige Risikoerklärungen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Risiken und Einschränkungen festgehalten sind.

• Fehlende Dokumentation von Alternativen: Jede geprüfte Alternative sollte dokumentiert werden, auch wenn sie nicht empfohlen wurde.

• Nachträgliche Änderungen ohne Nachweis: Korrigieren Sie keine Dokumente ohne schriftlichen Nachweis des Kunden.

• Schlechte Verständlichkeit: Vermeiden Sie komplexe Fachbegriffe, die der Kunde nicht nachvollziehen kann.

6 | Beratungsdokumentation im Kontext der IDD und aktueller Rechtsprechung

Die EU-Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD) setzt hohe Standards für Transparenz und Verbraucherschutz, die in Deutschland über das VVG umgesetzt werden. Die Beratungsdokumentation ist ein zentrales Element dieser Regulierung.

Zahlreiche Gerichtsentscheidungen bestätigen die hohe Bedeutung der Dokumentation als Beweismittel im Haftungsfall. Eine sorgfältige Dokumentation schützt Makler vor teuren Rechtsstreitigkeiten und stärkt gleichzeitig die Kundenbindung.

7 | Fazit – Beratungsdokumentation als Erfolgsfaktor für Makler

Die Beratungsdokumentation nach §61 VVG ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht: Sie ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um Vertrauen zu schaffen, Transparenz zu sichern und sich vor Haftungsrisiken zu schützen. Wer die Dokumentation konsequent und digital umsetzt, spart nicht nur Zeit, sondern bietet seinen Kunden auch einen messbaren Mehrwert.

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